EVOLU TEAM : 02. Améliorer son organisation pour gagner en efficacité

Programme détaillé

EN AMONT DU PRESENTIEL : MODULES E-LEARNING

Durée du parcours digital : 60 minutes

• La gestion du temps
• La gestion du stress

EN PRESENTIEL

1. GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS : CE QUI EST EN JEU

Prendre du recul sur la gestion et l’organisation du temps de travail

• La notion de « temps » à travers les époques
• La perception du temps : une donnée différente selon les personnes, les activités, la motivation
• Les types d’organisation : cerveau gauche/droit
• Les 3 composantes de la gestion du temps

Identifier les causes et les symptômes d’une gestion du temps non efficiente

• Toutes les causes d’une mauvaise gestion du temps
• L’organisation / les moyens techniques / le système de communication / l’efficacité personnelle / des interfaces …
• Quelles personnes dépendent de moi / que je peux influencer / sur lesquelles je ne peux rien
• Les conséquences sur l’activité, les résultats, les relations

Les pratiques courantes à modifier

• Connaître les 6 lois de la gestion du temps pour ne pas les subir
• Focus : la règle des 80/20 dans la mise en oeuvre de sa fiche de fonction (loi PARETO), à transformer en 20/80

L’organisation du travail : la méthode des petits pas

• Les caractéristiques d’un objectif bien défini
• L’importance d’avoir 1 ou 2 indicateurs de résultats clefs « Dans 1 ou 2 mois, j’aurai atteint mon objectif si… »
• L’organisation des tâches dans le temps
• L’organisation des revues d’avancement

Enrichissement de son Plan de Progrès Individuel

2. S’ORGANISER POUR RESPECTER SES OBJECTIFS

Présentation de la méthode « Time Box »

• To Do List
• Matrice d’Eisenhower
• 3 plans : mensuel / hebdomadaire / journée
• Finalité / Utilité
• Mode d’emploi

La planification des tâches

• To Do List
• Classement des priorités
• Organisation dans les 3 plans

Estimation de l’urgence et de la durée des tâches

• Calcul des temps – planifier le temps des imprévus
• Identifier les tâches longues à découper et à estimer

Affiner les critères de délais (niveau d’urgence/niveau d’importance)

Enrichissement de son Plan de Progrès Individuel

3. BIEN COMMUNIQUER ET SAVOIR S’AFFIRMER

Gestion des interruptions intempestives

• En groupe : lister les interruptions auxquelles vous êtes confronté jour après jour
• Trouver des parades, des moyens d’action et de communication pour les diminuer et les gérer

Compréhension des demandes en fonction des contextes

• Adopter le langage de la précision (tâche, délai, résultat attendu, moyen, jalons, planning, mesure du résultat, feed-back)
• La méthode 2-20-2-2
• Jeu de rôles : utiliser le langage de la précision pour identifier le sens et le réel degré d’urgence de toute demande

Savoir dire non avec assertivité

• Jeu de rôles : utiliser une méthode en 4 étapes pour stopper les demandes hors de votre périmètre, ou excessives. Débriefing en groupe et Plan d’action individuel

4. ÊTRE PLUS EFFICACE AU QUOTIDIEN ET APPRENDRE À S’AMÉLIORER EN CONTINU

Connaître la courbe des rythmes personnels

• Identifier les moments d’efficacité et les moments de baisse de forme
• Adapter les tâches en fonction de son rythme personnel
• Réviser sa Time Box en prenant en compte ses rythmes personnels

Pour s’améliorer en continu : oser donner et demander du feed-back

• La réunion de feed-back : outil d’amélioration continue
• Donner du feed-back constructif pour faire évoluer des pratiques collectives
• Recevoir du feed-back et proposer des actions d’amélioration

5. PLAN DE PROGRÈS INDIVIDUEL (PPI) ET CLÔTURE DE LA SESSION

• Élaborer son PPI : les pépites
• Les actions à mener à court et moyen terme pour gagner en efficacité
• Validation des apports par rapport aux attentes
• Quiz de fin de formation
• Conclusion et clôture du stage

Méthodes pédagogiques

Plateforme pédagogique : accessible dès 15 jours avant le présentiel et pendant 3 mois

Présentiel / classe virtuelle : alternance de théorie, d’exercices et de mises en situation

Notre intervention repose sur la mise en œuvre de 4 grands modes pédagogiques indispensables pour faire comprendre et inciter au changement :

• La découverte : jeux collectifs, extraits de films, exercices individuels analogiques pour surprendre...
• La théorie : apports de repères théoriques, acquisition de règles et de techniques comportementales, PowerPoint Animateur, livret participant.
• La participation : simulations filmées ou non, construction d'outils, échanges brefs sur les concepts.
• La démonstration : débriefing, démonstration au paper-board, fiches synthétiques, boite à outils.

Moyens pédagogiques

Notre pédagogie est centrée sur la mise en pratique. Les participants appliquent les outils et méthodes à leur situation d’entreprise lors de plusieurs ateliers pédagogiques et commencent ainsi à construire des outils opérationnels.

Supports pédagogiques

Pendant la formation, chaque participant utilise un support qui reprend les concepts et différents points traités, ainsi que des exercices d’application et d’entraînement.