CEGOS : 02. Améliorer son organisation pour gagner en efficacité

Avant

• Une vidéo : "La montre et la boussole".
• Un autodiagnostic de ma gestion du temps.
• Une première méthode pour gagner du temps dès à présent dans la gestion de mes e-mails.

Pendant - En groupe

1 - Mettre le temps au service de ses priorités

• Définir ses objectifs et identifier sa marge de manœuvre pour gérer son temps.
• Clarifier les priorités de sa mission en intégrant les attentes de ses partenaires professionnels.
• Identifier ses activités à haute valeur ajoutée.
• Passer du temps subi au temps choisi : distinguer urgence et importance, et bâtir sa matrice des priorités.

Mise en situation

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations. Réflexion personnelle guidée, confrontation en groupe.

2 - Maîtriser l'art d'une organisation efficace

• Identifier les pièges classiques de la gestion du temps et s'entraîner à repérer ses diablotins du temps personnels.
• Organiser son emploi du temps de façon réaliste et équilibrée avec les 6 leviers de l'efficacité : priorités, choix, planification, énergie, focalisation, relation.
• Appliquer la méthode "LIMITER" pour faire l'essentiel en période de surcharge d'activité.
• Traiter les urgences et imprévus avec discernement et réalisme.
• Se protéger des sollicitations excessives tout en restant diplomatique et flexible.

Mise en situation

Défi : résoudre les problématiques du groupe. Observation des diablotins du temps en situation réelle. Jeu de téléréalité : "La ToDo List". 

3 - Exploiter efficacement les outils de communication et d’organisation

• Organiser sa messagerie et ses dossiers en tenant compte de ses priorités.
• Appliquer la méthode CAP pour gérer les flux de mails entrants.
• Utiliser des modèles de "liste de tâches" selon leur finalité.

Mise en situation

Forum des outils et bonnes pratiques. Challenge "les 3 jurys" : anticiper la mise en œuvre des changements de gestion du temps au retour dans l’environnement professionnel.

Après - Mise en œuvre en situation de travail

• Un choix de 4 programmes de renforcement de 4 semaines chacun pour m'aider à tenir mes résolutions et mes priorités au quotidien.
• Un module e-learning : "Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes".
• Un module d'entraînement : "Se libérer de la surcharge de travail".
• Une activité personnalisée à vos enjeux qui vous permettra de transposer en situation de travail.

Les objectifs de la formation

• Utiliser son temps en fonction de ses priorités.
• Anticiper et planifier ses activités en se centrant sur l'essentiel.
• Mettre en place une organisation efficace au quotidien.
• Utiliser avec pertinence les outils de communication et d’organisation.

Les points forts de la formation

• 4 programmes de renforcement pour m'aider à changer mes habitudes au quotidien.
• Des modules d'entraînement pour m'exercer à désobéir à mes diablotins du temps et gérer les sollicitations en préservant mes priorités.
• Des outils simples à partager avec mon entourage professionnel.

Pour qui

• Toute personne souhaitant améliorer sa gestion du temps.

Prérequis

• Aucun.