ASFO GRAND SUD : 02. Améliorer son organisation pour gagner en efficacité

JOUR 1: Diagnostic, analyse de pratiques et acquisition d’outils

Matin

è Echanges avec les participants sur leur contexte professionnel spécifique pour identifier les besoins de chacun variables selon les périmètres de fonctionnement

è Comprendre et définir son propre poste, son périmètre, ses implications, ses interfaces, et ses enjeux en matière de gestion du temps

Exercice 1 : Qu’est-il important de réussir en matière de gestion du temps ? Quels sont les risques ? ; débriefing collectif

è Identifier son rapport au temps, forces et faiblesses (sources de perte de temps)

Exercice 2 : Auto-diagnostic « mon rapport à la planification et à l’organisation » ? ; débriefing collectif

è Connaître les lois, horloges, principes d’usage et « drivers » qui régissent le temps, Exercice 3 : quels sont mes drivers ?

Affiner son diagnostic personnel

è La tâche, la contrainte de temps et la valeur ajoutée :3 axes pour envisager la gestion du temps

Exercice 4 : Mise en pratique « L’analyse d’une journée de travail » ; débriefing collectif et parabole des Gros cailloux.

Après-midi

Appliquer les remèdes aux 3 failles de la gestion du temps :

-      Distinguer priorité importance, urgence plutôt que se précipiter dans l’action

Exercice 5 : retour sur l’analyse d’une journée de travail (exercice 4) en utilisant la matrice des priorités ; classer les priorités et identifier les tâches à planifier ; débriefing collectif

-      Apprendre à évaluer le temps plutôt que continuer de sous évaluer le temps nécessaire

-      Choisir le plan de journée plutôt que la procrastination

Exercice 6 : Mise en pratique : l’établissement du plan de journée ; débriefing collectif

Identifier ses mangeurs de temps pour optimiser ses journées de travail

Exercice 7 : Autodiagnostic et questionnaire sur les voleurs de temps ; débriefing collectif

Travail inter session à partir d’une liste d’auto-pointage de l’activité journalière pour identifier ses points forts et ses zones de progrès

JOUR 2 en présentiel => Renforcement de l’efficacité professionnelle en gestion du temps

Matin

Débriefing du travail intersession en groupe, analyse des réussites et des difficultés

Méthodes de communication pour gérer efficacement son temps

- améliorer sa capacité à communiquer clairement et à faire preuve d’assertivité, lever les malentendus

Exercice 8 : chasser les inférences et veiller à la clarification

Exercice 9 : quelles sont vos réactions spontanées, votre style de communication ?

- répondre efficacement aux sollicitations, apprendre à qualifier une demande, reporter, dire « non » dans le respect de l’autre

Exercice 10 : rédaction par chacun d’une situation personnelle à travailler

Exercice 11 : appliquer la technique du DESC : jeux de rôles de transmission, de négociation et de demandes de report

Après Midi

Outils de communication et de mémorisation pour gérer efficacement son temps

-      Apprendre la délégation (si possible) directe ou indirecte y compris à des tiers de même niveau (si utile et faisable) 

-      Faire preuve d’écoute active pour désamorcer les tensions génératrices de perte de temps

-    Optimiser son utilisation du mail et du téléphone

-    Méthode pour favoriser la mémorisation : le mind-mapping

Exercice 12 : mise en pratique du mind mapping

Dernier exercice pour identifier un plan d’actions individuel

Conclusion et bilan de la formation