DAWAN : 05. Optimiser son travail à distance
Organisme
44200 NANTES
Contact
Durée
7 heuresModalités
- Classe virtuelle
- Présentiel
Les participants seront évalués tout au long de la formation via des cas pratiques.
Prix
Public
Tout collaborateur qui exerce son activité/ses missions, tout ou partie à distance ; toute personne souhaitant gagner en efficacité dans la collaboration à distance.
Pré-requis
Aucun
Objectifs pédagogiques
- Maîtriser les fonctionnalités essentielles des outils de communication existants et de partage notamment pour travailler simultanément à plusieurs ;
- Piloter et collaborer/travailler ensemble pour obtenir des résultats ;
- Animer des réunions et séances de travail à distance ;
- Collaborer au sein d'une communauté de travail, avec ses collègues et son manager.
Programme détaillé
Introduction
Les outils collaboratifs les plus utilisésLes leçons de la pandémieSavoir choisir son outil selon les besoinsS’adapter pour mieux collaborerLes contraintes liées à l’utilisation des outils digitaux
Collaborer à distance avec quels outils ?
Optimiser les outils de communication pour garder le contact : agenda électronique, réseaux, mails, visioconférence, logiciels de gestion de projet, téléphone, outils collaboratifsIdentifier le bon canal de communication pour son message : mail, téléphone, chat… Définir les modes de communication adaptés à l'éloignementÉtablir la fréquence des échanges et définir les modalités de reportingConduire une réunion à distance
Atelier : autodiagnostics des outils existant dans son équipe et son organisationAtelier : plan d'action pour la mise en place des outils et process à adopter
Mettre en place des outils de communication entre collaborateurs : Exemple avec Teams
Comment fonctionne Teams ?Bien s'organiser avec TeamsParamétrer son profil TeamsEnregistrer ses contacts principaux
Créer ses équipes de travail
Créer ou rejoindre une équipeDéfinir un canal de discussion pour un projetConfigurer les fonctionnalités d'un canal : les ongletsConverser avec les collaborateur d'un projet
Atelier : Créer une équipe et des canaux entre participants
Programmer et démarrer une réunion en visioconférence
Planifier une réunion via le calendrierInviter des participantsVérifier les disponibilités de chaque collaborateurDémarrer une réunion sans l'avoir planifiéeConnaître les outils à utiliser pendant une réunion : partage d'écran, tableau blanc, etc.
Atelier : Préparer une réunion en visioconférence entre participants
Mettre en place un partage de documents entre collaborateurs - OneDrive
Comment fonctionne OneDrive ?Espace personnel VS espace partagéInstaller l'application locale sur son posteGérer la synchronisation des documents
Partager des documents
Créer des dossiers de partageMettre en partage un fichier spécifiqueDéfinir les droits de chaque collaborateurCréer un lien de partageExploiter le partage de document au sein de Microsoft Teams
Atelier : Créer un dossier et partager son contenu entre participants
Travailler à plusieurs sur un même document
Ouvrir un fichier en lecture ou écritureVoir les modifications effectuées par les autresConverser avec ses collaborateurs au sein du fichierCommenter une modification effectuéeTravailler en ligne ou dans l'application de bureau
Organiser le travail à distance pour piloter son équipe efficacement
Établir des règles communes de fonctionnementFixer des objectifs clairsIdentifier les tâches pouvant être réalisées à distanceMettre en place les indicateurs de suiviPiloter les résultatsVeiller à l’équilibre vie privée /vie professionnelleLe droit à la déconnexion
Atelier : création d’une charte d’organisation de travail à distance