DAWAN : 05. Optimiser son travail à distance
Organisme
44200 NANTESVoir toutes ses formationsAutres organismes proposant cette formation
Durée
Modalités
- Classe virtuelle
- Présentiel
Les participants seront évalués tout au long de la formation via des cas pratiques.
Prix
Public
Tout collaborateur qui exerce son activité/ses missions, tout ou partie à distance ; toute personne souhaitant gagner en efficacité dans la collaboration à distance.
Pré-requis
Aucun
Objectifs pédagogiques
- Maîtriser les fonctionnalités essentielles des outils de communication existants et de partage notamment pour travailler simultanément à plusieurs ;
- Piloter et collaborer/travailler ensemble pour obtenir des résultats ;
- Animer des réunions et séances de travail à distance ;
- Collaborer au sein d'une communauté de travail, avec ses collègues et son manager.
Programme détaillé
Introduction
- Les outils collaboratifs les plus utilisés
- Les leçons de la pandémie
- Savoir choisir son outil selon les besoins
- S’adapter pour mieux collaborer
- Les contraintes liées à l’utilisation des outils digitaux
Collaborer à distance avec quels outils ?
- Optimiser les outils de communication pour garder le contact : agenda électronique, réseaux, mails, visioconférence, logiciels de gestion de projet, téléphone, outils collaboratifs
- Identifier le bon canal de communication pour son message : mail, téléphone, chat…
- Définir les modes de communication adaptés à l'éloignement
- Établir la fréquence des échanges et définir les modalités de reporting
- Conduire une réunion à distance
Atelier : autodiagnostics des outils existant dans son équipe et son organisationAtelier : plan d'action pour la mise en place des outils et process à adopter
Mettre en place des outils de communication entre collaborateurs : Exemple avec Teams
- Comment fonctionne Teams ?
- Bien s'organiser avec Teams
- Paramétrer son profil Teams
- Enregistrer ses contacts principaux
Créer ses équipes de travail
- Créer ou rejoindre une équipe
- Définir un canal de discussion pour un projet
- Configurer les fonctionnalités d'un canal : les onglets
- Converser avec les collaborateur d'un projet
Atelier : Créer une équipe et des canaux entre participants
Programmer et démarrer une réunion en visioconférence
- Planifier une réunion via le calendrier
- Inviter des participantsVérifier les disponibilités de chaque collaborateur
- Démarrer une réunion sans l'avoir planifiée
- Connaître les outils à utiliser pendant une réunion : partage d'écran, tableau blanc, etc.
Atelier : Préparer une réunion en visioconférence entre participants
Mettre en place un partage de documents entre collaborateurs - OneDrive
- Comment fonctionne OneDrive ?
- Espace personnel VS espace partagéInstaller l'application locale sur son poste
- Gérer la synchronisation des documents
Partager des documents
Créer des dossiers de partage
- Mettre en partage un fichier spécifique
- Définir les droits de chaque collaborateur
- Créer un lien de partage
- Exploiter le partage de document au sein de Microsoft Teams
Atelier : Créer un dossier et partager son contenu entre participants
Travailler à plusieurs sur un même document
- Ouvrir un fichier en lecture ou écriture
- Voir les modifications effectuées par les autres
- Converser avec ses collaborateurs au sein du fichier
- Commenter une modification effectuée
- Travailler en ligne ou dans l'application de bureau
Organiser le travail à distance pour piloter son équipe efficacement
- Établir des règles communes de fonctionnement
- Fixer des objectifs clairsIdentifier les tâches pouvant être réalisées à distance
- Mettre en place les indicateurs de suivi
- Piloter les résultats
- Veiller à l’équilibre vie privée /vie professionnelle
- Le droit à la déconnexion
Atelier : création d’une charte d’organisation de travail à distance