DAWAN : 05. Optimiser son travail à distance

Introduction

• Les outils collaboratifs les plus utilisés
• Les leçons de la pandémie
• Savoir choisir son outil selon les besoins
• S’adapter pour mieux collaborer
• Les contraintes liées à l’utilisation des outils digitaux

Collaborer à distance avec quels outils ?

• Optimiser les outils de communication pour garder le contact : agenda électronique, réseaux, mails, visioconférence, logiciels de gestion de projet, téléphone, outils collaboratifs
• Identifier le bon canal de communication pour son message : mail, téléphone, chat…
• Définir les modes de communication adaptés à l'éloignement
• Établir la fréquence des échanges et définir les modalités de reporting
• Conduire une réunion à distance

Atelier   : autodiagnostics   des outils existant dans son équipe et son organisationAtelier  : plan d'action pour la mise en place des outils et process à adopter

Mettre en place des outils de communication entre collaborateurs : Exemple avec Teams

• Comment fonctionne Teams ?
• Bien s'organiser avec Teams
• Paramétrer son profil Teams
• Enregistrer ses contacts principaux

Créer ses équipes de travail

• Créer ou rejoindre une équipe
• Définir un canal de discussion pour un projet
• Configurer les fonctionnalités d'un canal : les onglets
• Converser avec les collaborateur d'un projet

Atelier : Créer une équipe et des canaux entre participants

Programmer et démarrer une réunion en visioconférence

• Planifier une réunion via le calendrier
• Inviter des participantsVérifier les disponibilités de chaque collaborateur
• Démarrer une réunion sans l'avoir planifiée
• Connaître les outils à utiliser pendant une réunion : partage d'écran, tableau blanc, etc.

Atelier : Préparer une réunion en visioconférence entre participants

Mettre en place un partage de documents entre collaborateurs - OneDrive

• Comment fonctionne OneDrive ?
• Espace personnel VS espace partagéInstaller l'application locale sur son poste
• Gérer la synchronisation des documents

Partager des documents

Créer des dossiers de partage

• Mettre en partage un fichier spécifique
• Définir les droits de chaque collaborateur
• Créer un lien de partage
• Exploiter le partage de document au sein de Microsoft Teams

Atelier : Créer un dossier et partager son contenu entre participants

Travailler à plusieurs sur un même document

• Ouvrir un fichier en lecture ou écriture
• Voir les modifications effectuées par les autres
• Converser avec ses collaborateurs au sein du fichier
• Commenter une modification effectuée
• Travailler en ligne ou dans l'application de bureau

Organiser le travail à distance pour piloter son équipe efficacement

• Établir des règles communes de fonctionnement
• Fixer des objectifs clairsIdentifier les tâches pouvant être réalisées à distance
• Mettre en place les indicateurs de suivi
• Piloter les résultats
• Veiller à l’équilibre vie privée /vie professionnelle
• Le droit à la déconnexion

 Atelier : création d’une charte d’organisation de travail à distance