IB FORMATION : 02. Acteur projet

1. INTRODUCTION

• Identifier les rôles et responsabilités dans les projets
• Les différents types d’acteurs dans le projet (Equipe projet, Commanditaires, Direction Générale, Métier, Sponsor, Contributeurs …)
• Identifier les rôles opérationnels et décisionnels du projet (Pilotage, projet, …)
• Comprendre la mission de contributeur au projet et sa place dans le projet
• Définir le rôle et le positionnement du pilote de projet (particularités du management transversal et autres types de management) ; positionnement, missions, rôle et fonction

Atelier

• (Prise en main de l’étude de cas fil-rouge) : cartographie des parties prenantes et rédaction de la lettre de mission du Chef de Projet

2. ORGANISER ET PILOTER UNE EQUIPE PROJET

• Constituer l’équipe projet ; dynamique d’équipe, implication et vision commune
• Définir les rôles, les responsabilités et les compétences requises, ainsi que les relations d'autorité au sein du projet
• Exploiter l'organigramme des tâches du projet (PBS, WBS, OBS-RBS) pour affecter les ressources selon la matrice RACI
• Réaliser les calendriers d'acquisition et de désengagement des ressources et de monter en compétence
• Co-définir les règles de fonctionnement et de communication de l'équipe en particulier sur la phase d’exécution du projet
• Organiser sa disponibilité pour pouvoir répondre aux sollicitations de l’équipe
• Renforcer l’appartenance, la confiance et la cohésion (délégation, baromètre d’équipe, activités de partage, rituels…)
• Penser flexibilité et amélioration continue : l’approche agile et le management visuel

Atelier

• Création et animation d’une réunion de lancement de la phase de réalisation

3. SAVOIR COMMUNIQUER DANS LE PROJET

• Les clés essentielles pour une communication efficace ; synchronisation et écoute active
• Identifier les freins d’une communication constructive
• Choisir les bons canaux en fonction du message et de son interlocuteur
• Adopter un comportement assertif et empathique en toute circonstance
• Exprimer une critique constructive par un langage positif : pratique de la reconnaissance
• Recadrer avec habileté via le feedback « sandwichs » et dans l’intérêt du projet
• Particularité de la communication en distanciel : les bons canaux et moyens
• Travailler sa prise de parole en public en appui sur son leadership

Atelier

• Animer une réunion de changement de périmètre et de réaffectation de tâches

4. GÉRER LES RELATIONS ET LA COMMUNICATION AVEC LES PARTIES PRENANTES

• Comprendre les besoins, objectifs, adhésion et résistance de chaque partie prenante afin d’adapter sa communication
• Faire un plan de communication efficace répondant aux objectifs de la gouvernance
• Définir un plan d’information, se servir des indicateurs pour l’arbitrage, les décisions de pilotage
• L’animation des réunions dont la gouvernance ; préparation des messages clés, les supports visuels et documents, sécuriser la logistique, le suivi, les minutes meeting, …
• Faciliter l’expression des individus, du groupe selon les positions
• Obtenir l’adhésion sur les dispositions prises au cours de réunion

Atelier

• Animer un comité de pilotage dans un contexte de tension sur les délais du projet

5. IDENTIFIER ET GÉRER LES DÉSACCORDS

• Identifier les sources de désaccords, mobiliser, impliquer et accompagner pour prévenir les désaccords
• Transformer en opportunité les désaccords par l’intelligence collective
• S’approprier les outils de résolution de problèmes (QQOQCPC, analyse de criticité, Ishikawa, arbre des causes)
• Rechercher des solutions avec un brainstorming en Co-Dev et classer les idées selon une matrice impact/faisabilité
• Gérer les contributions de l’équipe, obtenir le consensus et l’adhésion

Atelier

• Animer une réunion de résolution de problèmes

6. ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT

• Évaluer les changements qu'implique le projet
• Identifier les étapes du changement et leur impact sur les parties prenantes et les acteurs concernés ; courbe du deuil
• Exploiter les termes de référence de la communication pour planifier l’accompagnement
• Opérer le plan d’accompagnement dont les aspects « coaching et formation »
• Suivre l’efficacité du plan d’accompagnement en synchronisation avec le planning du projet

COMPLÉMENTS DIGITAUX

Des activités digitales complémentaires sont mises à disposition des apprenants sur le Learning Hub ib. Elles viennent renforcer l’efficacité du dispositif d’apprentissage et garantissent un bénéfice plus durable de l’action pédagogique.

Avant la session

• Un vidéocast : « La communication, première compétence du chef de projets »

Après la session

• Deux vidéocasts : "Transmettre la vision du commanditaire à l’équipe projet" et "Management de projets : mobiliser les acteurs"

LES PLUS DE CETTE FORMATION

• L'apport de méthodes, de bonnes pratiques et d'outils spécifiques au management des différents types d’acteurs présents sur un projet
• Les retours d'expériences de consultants expérimentés en management de projets.
• La mise à disposition de modèles, plan-types, check-lists, tableaux de bord... directement utilisables.