EVOLU TEAM : 04. Réussir l’onboarding

NOTRE DEMARCHE PÉDAGOGIQUE EN 3 PHASES 

1. ENGAGEMENT | Se préparer à l’expérimentation en amont de la session formative
2. EXPERIMENTATION | S’exercer aux outils et méthodes lors de la session formative
3. ACQUISITION | Ancrer opérationnellement les apprentissages après la session formative

NOS METHODES PEDAGOGIQUES

Notre pédagogie alterne entre séquences structurantes, participatives, démonstratives et de découverte, pour maintenir une dynamique individuelle et collective engageante, et favoriser la mise en action opérationnelle dès le retour en milieu professionnel. 

NOS SUPPORTS PEDAGOGIQUES

Accès à la plateforme numérique ”Digital Camp EVOLUTEAM” où se trouve l’ensemble des supports de formation (contenus structurants, infographies, e-learning, exercices, fiches outils et autres ressources complémentaires téléchargeables) ainsi qu’un forum communautaire.

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PROGRAMME DE LA FORMATION

PHASE D’ENGAGEMENT

Accès libre aux ressources préparatoires via la plateforme numérique ”Digital Camp EVOLUTEAM”

• Article : Etude du baromètre RH 2024 sur l’accueil et l’intégration actuels
• Questionnaire : Mes attentes vis-à-vis de cette formation

PHASE D’EXPERIMENTATION

INTRODUCTION | Présentation des participants et auto-positionnement amont

ACTIVITÉ FIL ROUGE : tout au long de la formation, les stagiaires créeront une fresque du onboarding en indiquant les périodes, les actions, les outils et les parties prenantes engagées dans le processus d’accueil d’un nouveau collaborateur.

Cette fresque servira d’outil de visualisation macro des meilleures pratiques d’onboarding. Elle sera restituée numériquement aux stagiaires en phase d’acquisition.

MODULE 1 | Débuter l’onboarding dès l’annonce de l’obtention du poste 

Donner du sens au onboarding

• Pour l’entreprise : enjeux de fidélisation
• Pour le collaborateur : enjeux motivationnels
• Pour moi : mon rôle de facilitateur

Brainstorming

Intégrer dans le temps les étapes en amont de l’intégration 

• Au plus tard 48h après le recrutement
• 3 semaines avant l’arrivée du nouveau collaborateur
• 10 jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur
• La veille de l'arrivée

Retours d’expérience : mes bonnes pratiques avant l’arrivée d’un collaborateur

Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding

MODULE 2 | Identifier les actions à mettre en place à l’arrivée d’un nouveau salarié (le triangle humain/administratif/matériel)

Anticiper les besoins humains

• Identifier les parties prenantes au onboarding
• Le planning d’intégration de la première semaine

Mapping : les parties prenantes

Atelier / Débat : création d’un programme d’intégration avec un focus sur le 1er jour avec débat sur qui doit intervenir

Anticiper les obligations administratives

Quizz : Questions / Réponses

Anticiper les besoins en matériel

• Cas le plus général
• Cas d’un collaborateur terrain
• Cas d’un collaborateur en télétravail
• Cas d’un collaborateur porteur de handicap

Cas pratiques : exploration de différents cas pratiques en vue de se constituer une liste de questions utiles pour identifier tous les besoins matériels

Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding

MODULE 3 | Ne pas décevoir, fournir au nouvel arrivé une expérience à la hauteur du processus de recrutement

Mener l’entretien d’accueil

• Les sujets à couvrir en tant que RH
• Offrir un cadre rassurant, éléments de communication
  • Langage verbal et non verbal
  • Écoute active

Jeux de rôles : expérimenter le cadre de référence et les outils de communication

Accompagner le manager dans son rôle d’accueil

Retours d’expérience : mes bonnes pratiques

Le livret d’accueil : le guide

Débat : Pourquoi le livret d’accueil est-il utile ?

Les outils digitaux pour faciliter l’onboarding

• L’usage de l’intranet
• L’usage d’outils collaboratifs

Retours d’expérience : mes bonnes pratiques

Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding

MODULE 4 | Créer un parcours d’intégration permettant au collaborateur de s’adapter à l’entreprise et au poste

Accompagner le manager dans la conception d’un parcours d’intégration

• Définir les objectifs du parcours d’intégration
• La temporalité du parcours d’intégration
• Personnaliser un parcours d’intégration ; quels sont les critères à prendre en compte
• Donner du sens en impliquant le nouveau collaborateur dans la construction de son parcours d’intégration
• Identifier les besoins de formation

Désigner des personnes référentes

• Affecter un tuteur
• Choisir un référent (parrain, marraine…)

Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding

MODULE 5 | Suivre l’intégration (rapport d’étonnement, adaptation, etc.)

Les points d’intégration pour évaluer les compétences, l’intégration et la motivation du collaborateur – outils manager

• Comment créer une grille d’évaluation objective
• Organiser les points d’intégration dans le temps et les restitutions

Mise en situation : évaluer objectivement

La période d’essai

• Enjeux et repères
• Une opportunité pour célébrer la montée en compétences du collaborateur et confirmer la volonté d’un projet commun

Le bilan de l’intégration avant la fin de la période d’essai

• Bilan manager
• Bilan collaborateur

Mise en situation : objectiver sa décision

Le rapport d’étonnement

Retours d’expérience : mes bonnes pratiques

Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding

CONCLUSION

Evaluer sa progression : auto-positionnement aval

Se challenger au moyen d’objectifs à réaliser sous 3 mois : Plan d’Action Individuel (PAI)

Corréler les objectifs pédagogiques avec la satisfaction de la formation, les points forts et axes d’amélioration éventuels : questionnaire de satisfaction à chaud

PHASE D’ACQUISITION

Accéder à la médiathèque depuis la plateforme ”Digital Camp EVOLUTEAM” pour approfondir des thématiques vues en formation, télécharger les supports de cours et échanger avec les participants et le.la formatrice via le forum communautaire.

Corréler la mise en pratique des actions individuelles avec les objectifs pédagogiques : questionnaire sur l’évaluation des compétences à froid, 3 mois après la dernière journée de formation