FORENTEM : 02. Améliorer son organisation pour gagner en efficacité

Jour 1 : Comprendre ses freins à l'efficacité et améliorer son organisation 

Un point sur l’efficacité 

• Qu’est-ce que l’efficacité ? Cerner et comprendre son contexte personnel et professionnel. 
• Définir sa mission, ses rôles et ses responsabilités. 
• Définir des objectifs à long, moyen et court terme pour mieux orienter son organisation. 
• Identifier les problématiques d’efficacité : sources de distraction, manque de planification, manque de priorisation. 

Mieux comprendre sa relation au temps 

• Comment structurons-nous notre temps et notre espace ? 
• Les mécanismes internes et externes qui influencent notre gestion du temps. 
• Messages contraignants (freins et leviers) et les avantages cachés des comportements inefficaces. 
• Stratégies d’évitement (comportements passifs) selon l’Analyse Transactionnelle. 
• Identification des voleurs de temps (internes et externes) et des comportements inefficaces. 

Créer un environnement de travail favorable pour bien s’organiser au quotidien 

• Définir les règles de vie et conditions de bien-être nécessaires à une organisation optimale. 
• Lutter contre le multitasking et favoriser l’état de flow (concentration maximale). 
• Méthodes d’organisation : Pomodoro, loi de Pareto, batching. 
• Développer son efficacité avec le Deep Work (travail en profondeur sans distraction). 

Jour 2 : Priorisation, gestion des imprévus et mise en place d’une organisation durable 

Prioriser et Déléguer 

• Stratégies de priorisation : méthode ABC, MoSCoW. 
• Différencier l’urgent de l’important avec la matrice d’Eisenhower. 
• La délégation : savoir définir les tâches à déléguer et choisir les bonnes personnes pour les accomplir. 
• Optimiser le flux et traitement des emails pour gagner du temps. 

Se préparer avant d’agir : la planification 

• Planifier de manière efficace et cohérente avec les objectifs identifiés. 
• Anticiper pour mieux gérer les imprévus et interruptions. 
• Techniques pour optimiser les activités chronophages : to-do list, stop-list, batching. 
• Adapter sa planification en fonction des imprévus. 

Gérer son temps dans la relation avec son entourage 

• Être disponible sans se laisser envahir : techniques pour gérer les interruptions et protéger son temps. 
• Communication concise et efficace : écoute active, feedback constructif, gestion des échanges. 
• Apprendre à dire non sans conflit et trouver des solutions gagnant-gagnant. 
• Respecter le temps des autres dans le cadre professionnel. 

Comment mesurer et rendre l’efficacité durable 

• Techniques pour développer et maintenir des habitudes efficaces à long terme. 
• Suivi du plan d’action : comment analyser la performance et les ajustements nécessaires. 
• Techniques d’analyse pour identifier les points d’amélioration dans son organisation. 

Plan d’action personnel 

• Identifier ses freins à l’efficacité. 
• Définir les nouvelles habitudes à adopter pour améliorer son organisation. 
• Sélectionner les techniques adaptées à son contexte de travail. 
• Élaborer un plan de suivi pour mesurer les résultats et les ajuster au besoin. 

Les méthodes pédagogiques 

• Auto-diagnostic et analyse : identification des freins à l’efficacité et de la gestion du temps via des questionnaires et des autodiagnostics. 
• Exercices pratiques : mises en situation pour appliquer les méthodes d’organisation (Eisenhower, Pomodoro, batching). 
• Jeux de rôle et simulations : pour apprendre à déléguer, dire non et gérer les interruptions. 
• Outils d'organisation : introduction à des outils collaboratifs et techniques de planification pour optimiser le travail en équipe. 
• Plan d’action personnalisé : chaque participant élabore un plan concret pour rendre son efficacité durable au travail.